一、会议审批
   根据宿办发[2003]9文件要求，凡拟以市委、市政府名义召开的全市性会议，以及要求县（区）党政领导、市直部门和单位负责人出席的会议以及其他确需召开的全市性会议一律严格履行审批手续，经单位主要负责同志在会议审批单（市委办秘书处提供）上审签后，提前五天将审批单报市两办，经两办领导审签后报市委、市政府主要领导审核签批。
   如系市委常委会议定或市委主要领导批示，直接交办的会议，请将批示件复印附会议审批单后。
   二、会议通知签发
   会议经审批同意后，可办理签发手续。传真电报的签发，使用市委办发文稿纸（市委办秘书处提供）作为文件首页，供领导签阅，通知小样附后。市委办传真电报签发一般程序为：拟稿人签字—部门领导核稿—市委办对应处室核稿—市委办分管领导会签—市委办主要领导签发。
   市两办传真电报签发一般程序为：拟稿人签字—部门主要领导核稿—市政府办分管领导核稿—市委办分管领导会签—市政府办主要领导会签—市委办主要领导签发。
   三、传真电报的编号、校对
   履行签发手续后，可办理电报的编号、校对。编号请至市委办秘书处办理，由秘书处负责文书处理同志对发文格式进行把关，具体内容由拟稿人负责校对。正式成文的传真电报一律采用Word格式，用U盘拷贝电子文档，同时准备纸质文件三份交市委办秘书处。
   四、传真电报的发送
   经定稿的传真电报可办理发送。如文件主送机关发至县（区）的，请将纸质文档一份送市委机要局（455房间）办理发送手续，市直部门由市委办秘书处负责从网上宿迁会议通知系统发送。
   五、传真电报的存档
   经发送后的电报，请拟稿单位将领导签发原件、会议审批单和纸质文档一份留市委办秘书处存档。
   六、传真电报的催收
   传真电报经网上宿迁会议通知系统发送后，一般由拟稿单位与会议承办单位在会议召开前，共同负责市直部门的催收，办法为：打开网上宿迁主页—通知公告—点击登录查询—点击反馈明细。